L’archivage de documents papier est vital, surtout pour les démarches administratives. Toutefois, même pour les documents à caractère privé, la conservation est tout aussi importante. Entre les différentes modalités d’archivage possible en France ainsi que les normes à respecter pour la conservation des documents, découvrez tout ce qu’il faut savoir.
Comprendre l’archivage de documents papier
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Étant donné que le but premier du conditionnement des archives papiers est d’éviter leur détérioration physique, il est primordial de respecter des règles strictes. À noter que leurs ennemis jurés sont :
- La lumière ;
- L’humidité ;
- La poussière.
Seules les boîtes Iso 16245-A et Iso 16245-B sont conformes pour être utilisées dans l’archivage de papiers. La première est la plus en vogue auprès des spécialistes, car elle est confectionnée en résine et résiste aux dégradations environnementales ainsi qu’à la manipulation humaine. Il est tout à fait possible d’utiliser des chemises ainsi que des enveloppes pour archiver des papiers, mais il faudra vérifier qu’elles sont :
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- De 100 à 120 g ;
- Sans bois ;
- Avec une charge alcaline de 2 % de C.C (carbonates de calcium).
Si vous optez pour des chemises classiques, évitez seulement de conserver vos papiers dedans, sans boîte de conditionnement. En outre, l’usage de plastifiants est fortement déconseillé pour un processus d’archivage durable.
Les bonnes pratiques à connaître sont :
- optez pour un local hermétique ;
- évitez les caves et les pièces traversées par la tuyauterie ;
- n’entreposez pas de la nourriture ou des boissons dans la pièce.
Les modes d’archivage papier
Différents moyens existent afin d’archiver des papiers, selon la typologie des documents ainsi que leur état de conservation. Le prix varie donc selon la nature des papiers à conserver, mais également en fonction de leur taille ainsi que de leur volume.
- Si ce sont des documents historiques :
- Si ce sont des documents classiques :
Vous avez la possibilité de faire appel à des sociétés d’archivage spécialisées pour vous aider. En effet, les documents historiques peuvent être considérés comme des trésors nationaux et doivent donc être accessibles au public.
Pour ce type de cas, la société gouvernementale se chargera des procédures ainsi que du processus d’archivage à votre place. Si c’est un document historique, mais familial, faites appel à des sociétés d’archivage non gouvernementales pour vous proposer des solutions de stockage adaptées à leur ancienneté ainsi qu’à leur état.
Bien que le self stockage soit la solution la plus économique, elle n’est pas la plus durable. L’alternative la plus efficace pour garder intacts vos documents papier est de louer un box. Vous pourrez y entreposer toutes vos archives en format papier, et même vos meubles, pour une durée indéterminée, sans gêner votre espace à la maison.
Certains box sont préalablement conçus pour ce type de besoin, vous n’aurez donc aucun mal à trouver celui qui vous convient. Il vous suffira de surfer sur le net pour trouver des box à louer avec une superficie plus ou moins grande.
Le tarif dépendra de plusieurs critères dont le volume d’objets ou de papiers que vous souhaitez y entreposer, la durée de l’archivage ainsi que la dimension du box. Pour trouver le meilleur rapport qualité-prix, n’hésitez pas à demander plusieurs devis et de les comparer avant de signer le contrat de location.
